Die Erstellung und Implementierung von Compliance Richtlinien ist unter zwei wesentlichen Gesichtspunkten notwendig.
Zum einen gibt es bei vielen Mitarbeitern in -fast alltäglichen- Fragen des geschäftlichen Verkehrs bisweilen gravierende Verhaltensunsicherheiten. Durch verbindliche und verständliche Compliance Richtlinien soll den Mitarbeitern Handlungssicherheit vermittelt werden. Typische Themenfelder sind:
Beziehungen richtig pflegen
Kleine Geschenke und Einladungen erhalten die Freundschaft!? Dafür müssen klare Regeln gelten: „Umsätze erreichen wir durch gute Leistungen, nicht durch unangemessene Zuwendungen“ lautet die Botschaft. Unter welchen Rahmenbedingungen darf ich also einen Geschäftspartner einladen oder eine Einladung annehmen ohne Gefahr zu laufen mich wegen Korruption strafbar zu machen? („Zuwendungsrichtlinie“)
Bekenntnis zu freiem Wettbewerb
Wir beachten die Vorgaben zur Sicherung des freien Wettbewerbs. An Preisabsprachen oder verbotenen Abstimmungen zwischen Wettbewerbern beteiligen wir uns nicht.
Wie verhalte ich mich im Kontakt mit Wettbewerbern richtig, gerade wenn es darum geht „Marktbegebenheiten“ zu besprechen? („Kartellrechtsrichtlinie“)
Kennen Sie Ihre Geschäftspartner?
Prüfen Sie, mit wem Sie zusammenarbeiten. Achten Sie auf den Leumund von Vermittlern, Beratern, oder Mittelsmännern. Ein zweifelhafter Ruf, negative Presseberichte oder ein von der Compliance Service GmbH erstellter Compliance Background Check, der Auffälligkeiten zeigt sind ein Alarmzeichen.Beispiel: Ich möchte einen Berater beauftragen, der sehr gute Kontakte in einen Markt hat, den ich mit meiner Firma erschließen möchte. An einer klassischen Beratung bin ich nur bedingt interessiert, gleichwohl bin ich von den Chancen einer erfolgreichen Geschäftsvermittlung überzeugt. Worauf muss ich achten, um nicht in die „Korruptionsfalle“ zu tappen?
(„Beraterrichtlinie“/ Compliance Background Check)
Sponsoring nur mit Bedacht
Spenden und Sponsoring dürfen nicht gewährt werden, um Entscheidungen von Geschäftspartnern unlauter zu beeinflussen.
Darf ich den Sportverein meiner Tochter/ meines Sohnes fördern, dessen Präsident ein wichtiger Kunde/ Geschäftspartner von mir ist? („Sponsoring und Spenden Richtlinie“)
Welche Unternehmensdaten sind streng vertraulich und welche nicht?
Wie ich gehe ich mit sensiblen personenbezogenen Daten um? („Datenschutzrichtlinie“)
Immer im Team
Es gilt grundsätzlich das 4-Augen Prinzip bei der Unterzeichnung von Verträgen und Angeboten. Je nach Unternehmenssituation sollte der fachlich Verantwortliche und ein Mitarbeiter aus dem Bereich Finanzen zeichnen („Unterschriftenrichtlinie“).
Neben bestehenden Verhaltensunsicherheiten sind es zum anderen Gesetzeslücken, Interpretationsspielräume und eine sich ständig weiterentwickelnde Rechtsprechung, die die verbindliche Vereinbarung von Compliance Richtlinien erforderlich machen.
