September 2021

Compliance Management & Hinweisgebersysteme – Zwei, die zusammengehören

Hinweisgebersysteme

Die EU-Hinweisgeberschutz-Richtlinie, die bis Ende des Jahres 2021 durch nationales Recht umgesetzt werden muss, sieht vor, dass öffentliche und private Organisationen ab 250 (*) Beschäftigten über ein Hinweisgebersystem verfügen müssen.
Ein Hinweisgebersystem dient dazu, dass Beschäftigte oder auch externe Personen Hinweise auf Fehlverhalten in der Organisation abgeben können. Dies kann anonym oder nicht-anonym geschehen. Mündlich und/oder schriftlich. Persönlich, postalisch, telefonisch und/oder mittels webbasierter Lösung. Erforderlich sind jedenfalls geeignete Meldekanäle, eine unparteiische interne Meldestelle und Verfahren, um Vertraulichkeit sicherzustellen und die Umsetzung angemessener Folgemaßnahmen zu gewährleisten.

(*) Ab Ende 2023 gilt diese Verpflichtung bereits für Organisationen ab 50 Beschäftigten.

Compliance-Management

Compliance-Management ist die strukturierte Identifikation von Verpflichtungen, die Definition und Dokumentation angemessener Maßnahmen und deren systematische Übersetzung in den Alltag der Organisation und der Beschäftigten. Ein Compliance-Managementsystem (CMS) umfasst daher die Summe aller Maßnahmen zur Vorbeugung, Aufdeckung und Bearbeitung von Fehlverhalten. Ein CMS sollte aber nicht nur betrieben werden, um Schaden abzuwenden, sondern auch zur Verbesserung der Unternehmenskultur und des operativen Betriebes. Richtig verstanden, ist Compliance Management ein strategisches Instrument der Unternehmensführung. Zusammen mit einer von Integrität geprägten Unternehmenskultur, trägt Compliance Management zu nachhaltigem Unternehmenserfolg bei.

Wesentliche Elemente sind dabei beispielsweise:

Analyse der Ist-Situation
Definition der Compliance-Ziele und des Umfangs des CMS
Compliance-Chancen- & Risikoanalyse
Festlegung eines angemessenen Compliance-Programms
Hinweisgebersystem und Fallbearbeitung

Fazit

Compliance Management dient der effizienten Umsetzung der Verpflichtungen an die Organisation. Unerheblich ist dabei, ob es sich um regulatorische Bestimmungen handelt, freiwillige Selbstverpflichtungen oder Anforderungen seitens der Geschäftspartner. Ein Compliance-Managementsystem umfasst dabei Maßnahmen zur Vorbeugung, Aufdeckung und Bearbeitung von Fehlverhalten. Ein Hinweisgebersystem ist ein wichtiges Element eines CMS.

Daher gilt:

1. Ohne ein funktionsfähiges Hinweisgebersystem gibt es kein wirksames Compliance-Managementsystem.

2. Ein Hinweisgebersystem liefert den größten Nutzen, wenn es in ein Compliance-Managementsystems eingebunden ist.

Unser Tipp: Nutzen Sie die Gelegenheit und etablieren Sie ein effizientes CMS, um von der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetztes zu profitieren. Kommen Sie gerne auf uns zu, um zu erfahren, wie wir Sie dabei unterstützen können.